Verzuimbeheersing Inleiding Verzuimbeheersing is meer dan alleen verzuimbestrijding, het terug brengen van de verzuimfrequentie en de verzuimduur, maar omvat ook alle preventieve maatregelen om ziekte en ongevallen te voorkomen. Verzuimbeheersing moet uit het bedrijf komen en door het bedrijf gedragen worden. Voordat een bedrijf het besluit neemt een verzuimbeleid te maken moet men zich de volgende vragen stellen. Per 1 januari 2004 heeft u als werkgever een loonddorbetalingsverplichting van 2 jaar, in het tweede jaar mag u uw werknemers nog maar 70% van het salaris betalen. Intentie "Is het verzuim in ons bedrijf een probleem? Zijn wij bereid op dit moment tijd en energie in verzuimbeheersing te steken?" Nadelen en gevaren "Er is geen direct effect, hebben wij het geduld en energie om de verzuimbeheersing door te zetten als we geen direct effect zien? Het verzuim stijgt, vaak het effect van symptoom bestrijding. Zijn wij in staat een goed verzuimbeleid te maken, wie kan ons daarbij helpen." Managementinformatie "Hoe hoog is het verzuim? Betreft het lang of kort verzuim? Is het verzuim op een bepaalde afdeling meer dan op een andere afdeling? Zijn bepaalde groepen werknemers vaker ziek dan anderen?" Een goed verzuimbeleid is pas mogelijk als aan de volgende voorwaarden is voldaan: Zowel het management (leidinggevende) als medewerkers (de ondernemingsraad) moeten achter het verzuimbeleid staan en ook bereid zijn hieraan uitvoering te geven. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over de procedures die met verzuimbegeleiding te maken hebben. Een goede verzuimregistratie is van groot belang. De bereidheid te investeren in preventieve maatregelen. Verzuimbeheersing begint bij het opstellen van een duidelijk verzuimbeleid, hierin wordt beschreven wat de procedures zijn als een werknemer zich ziek meldt. In het verzuimbeleid staat niet alleen wat de werknemer moet doen bij een ziekmelding maar ook wat de werkgever en de Arbo deskundige doen. voorbeeld Uit de verzuimregistratie en de risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) moet duidelijk worden waar de problemen, risico's en knelpunten liggen. Beide instrumenten moeten dan ook het uitgangpunt voor preventieve maatregelen zijn. Preventie heeft pas op de lange termijn effect maar is vele malen effectiever dan verzuimbestrijding door bijvoorbeeld strenge controle, dit laatste heeft alleen een tijdelijk effect. Het belangrijkste thema bij preventie is het optimaal inzetten van werknemers, dit verhoogt de tevredenheid en motivatie van de medewerkers. Een werknemer die zijn werk ziet als een lust zal minder gezondheidsklachten krijgen dan de werknemer die zijn werk ziet als een last. Oorzaak van de ziekmelding Waarom melden mensen zich ziek? Er zijn vele redenen waarom mensen zich ziek melden, het kan om een puur lichamelijke klacht gaan zoals griep of een gebroken been maar ook om psychische klachten. Bij een ziekmelding zijn twee zaken van belang: Ten eerst komen de klachten door het werk. Ten tweede waarom meldt de werknemer zich met deze klachten ziek? Als de klachten het gevolg zijn van de werksituatie dan zal daar in elk geval naar gekeken moeten worden. Als een werknemer bijvoorbeeld uitvalt met schouderklachten doordat hij in zijn werk te zwaar moet tillen, is het te verwachten dat hij snel weer klachten krijgt als de belasting na zijn werkhervatting ongewijzigd blijft. Waarom meldt de werknemer zich met deze klachten ziek? De ervaring is dat de ene werknemer sneller thuis blijft dan de andere werknemer. Er zijn veel ziekten waarbij werken onmogelijk is maar er zijn ook veel situaties waarin de werknemer de overweging maakt, "meld ik me wel of niet ziek?". De uitkomst van deze overweging hangt van een drietal factoren af: Hoe ziek is de werknemer; de verzuimnoodzaak. Hoe hoog is de behoefte tot ziekmelden; de verzuimbehoefte. Hoe makkelijk of moeilijk is het om ziek thuis te blijven; de verzuimgelegenheid. Uit een aantal onderzoeken is duidelijk geworden dat als de verzuimnoodzaak niet zo groot is de aard van het werk en hoe de werknemer zijn werk ervaart het belangrijkste is in de overweging meld ik me wel of niet ziek. Een werknemer die zijn werk als lust ervaart en weet dat hij maar moeilijk gemist kan worden zal zich minder snel ziekmelden. Duidelijk zal zijn dat strenge controle niet helpt om het ziekteverzuim te doen dalen, immers hierdoor zal de motivatie en het verantwoordelijkheids gevoel van de werknemer eerder kleiner dan groter worden. Verzuim moet dan ook niet bestreden- maar beheerst worden. Maatregelen waardoor de werknemer meer plezier in zijn werk heeft zal hem meer motiveren en meer verantwoordelijkheidsgevoel geven dan strenge controle. Het NIA heeft hiervoor het drie sporen beleid bedacht: Preventieve organisatie- en werkgerichte activiteiten om werkgerelateerde oorzaken van verzuim op te sporen en aan te pakken. Individugerichte activiteiten; verzuimbegeleiding, verbetering van de arbeidsomstandigheden etc. "Meten is weten": Een goede verzuimregistratie en een goede RI&E brengen helderheid en geven een basis van waaruit acties t.a.v. bovengenoemde punten ondernomen kunnen worden. Actief verzuimbeleid Ik heb een zieke werknemer wat nu? Als ik ziek ben wat nu? PDF-bestand Sturingsinstrumenten Verzuimbegeleiding door leidinggevende De verantwoordelijkheid voor de begeleiding van zieke werknemers ligt bij de leidinggevende, deze kan wel bepaalde taken aan bijvoorbeeld de Arbo deskundige uit besteden dit ontslaat hem echter niet van zijn verantwoordelijkheid. In de eerste plaats dient de leidinggevende voor goede arbeidsomstandigheden te zorgen zodat uitval van de werknemers zoveel mogelijk voorkomen wordt. Als een werknemer dan toch ziek wordt, moet de werknemer begeleid worden volgens de afspraken in het verzuimprotocol. Belangrijke punten zijn: De ziekmelding: Als de werknemer niet zelf de ziekmelding doet is het belangrijk dat de leidinggevende zo snel mogelijk kontact met de werknemer opneemt. Doel van dit eerste kontact is het tonen van belangstelling, inschatting maken van de ziekteduur, achterhalen of er sprake is van een werk gerelateerde klachten en het maken van een vervolg afspraak. Vervolg contacten: Dit kan telefonisch of een huisbezoek zijn afhankelijk van de omstandigheden. In deze contacten is het belangrijk de band met het werk in stand te houden. Vragen of de werknemer onder behandeling is en de werkgever of de Arbo deskundige hierbij een rol kunnen spelen, hierbij denken wij aan behandeling door het Rug Advies Centrum, bedrijfsmaatschappelijk werk, wachttijdbemiddeling etc. Inschatten of het te verwachten is of de werknemer na zijn herstel kan hervatten of dat er eerst aanpassingen aan bijvoorbeeld de werkplek gedaan moeten worden. Als de inschatting is dat er "iets gedaan moet worden" bespreek dit dan in het Sociaal Medisch Team Reïntegratie: Als een werknemer lange tijd ziek is of het duidelijk is dat hij niet zonder meer terug kan keren in zijn eigen functie moet er een reïntegratieplan gemaakt worden. In samenspraak met de werknemer en de bedrijfsarts bespreekt de leidinggevende hoe en wanneer een werknemer kan terugkeren in het bedrijf. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen hierbij de volgende onderwerpen aan de orde komen: moet de werkplek aangepast worden? Moet er sprake zijn van een inwerkperiode? Is er scholing of specifieke begeleiding nodig? Welke functie kan deze werknemer binnen het bedrijf nog vervullen? is er subsidie vanuit de wet REA mogelijk? Terugkeergesprek: Als een werknemer na een ziekteperiode terugkeert is het van belang een terugkeergesprek te organiseren. Doel van dit gesprek is de werknemer op de hoogte te brengen van de actuele ontwikkelingen en belangstelling te tonen. Indien een werknemer vaak ziek is is het ook belangrijk een terugkeergesprek te houden. Het doel is dan inzicht te krijgen in de oorzaak van het verzuim. Het uitgangspunt is: wat kan het bedrijf of de Arbo deskundige doen om de verzuimoorzaak of behoefte te verminderen. Verzuimbegeleiding door Arbo deskundige Wat de Arbo deskundige aan verzuimbegeleiding doet is geheel afhankelijk van de dienstverlening die u als werkgever met de Arbo deskundige overeengekomen bent. Als werkgever kan u er voor kiezen om de begeleiding geheel zelf te doen of gedeeltelijk aan de Arbo deskundige uit te besteden. Zeker in grotere bedrijven zal er vaak voor deze laatste optie gekozen worden. In elk geval moet duidelijk zijn voor zowel de werknemers, werkgever en Arbo deskundige wie wat doet. Een omschrijving hiervan dient opgenomen te worden in het verzuimprotocol. De verantwoordelijkheid ligt alle gevallen bij de werkgever. De Arbo deskundige heeft een adviserende rol. Een goede Arbo deskundige zal de verzuimbegeleiding in een breder kader plaatsen en gegevens uit de RI&E, het PAGO en het AOS er bij betrekken. Controle & Begeleiding Veelal bestaat de controle en begeleiding door de Arbo deskundige uit de volgende onderdelen: Een huisbezoek door een verzuimrapporteur of het toesturen van een eigen verklaring. Beide instrumenten zijn bedoeld inzicht te krijgen in de oorzaak van het verzuim, of er werk gerelateerde problemen zijn en of er een hervattingsprognose is aan te geven. Verzuimspreekuur van de bedrijfsarts, de bedrijfsarts roept mensen op voor het spreekuur, Op welk tijdstip een zieke werknemers opgeroepen wordt is afhankelijk van het contract tussen de werkgever en de Arbo deskundige, de oorzaak van het verzuime en het wel of niet aanwezig zijn van arbeidsgebonden factoren. De primaire taak van de bedrijfsarts is het vaststellen of er arbeidsgerelateerde problemen zijn. Is dit niet het geval dan kan de bedrijfsarts de behandeling aan de curatieve sector, dat wil zeggen de huisarts of specialist overlaten. De bedrijfsarts zal de werknemer dan nog wel met enige regelmaat zien om te beoordelen hoe het herstel verloopt en om te beoordelen of de behandeling goed verloopt. Indien er sprake is van een werk gerelateerde aandoening wordt er van de bedrijfsarts een actieve rol verwacht. Hij moet beoordelen welke interventies er nodig zijn om het herstel van de werknemer te bevorderen en hij moet voorkomen dat er na werkhervatting weer klachten ontstaan. Bij interventie moet men denken aan bemiddeling bij conflicten, werkplekaanpassingen waardoor de klachten voorkomen kunnen worden Vervolgens verwijzing naar specialisten bv voor een rugtraining of psychologische begeleiding. Reïntegratieplan als een werknemer 13 weken ziek is dient de bedrijfsarts samen met de werkgever en de werknemer een reïntegratieplan op te stellen. Sociaal Medisch Team Doel van het SMT Het doel van het SMT is het ondersteunen van het bedrijf en de medewerkers bij sociaal medische problemen. Er wordt gekeken hoe het herstel van zieke werknemers bevorderd kan worden en hoe gezondheidsschade voorkomen kan worden. Leden van het SMT Leidinggevende Personeelsadviseur Bedrijfsarts Bedrijfsmaatschappelijkwerker UVI de verzekeringsarts en de arbeidsdeskundige. De eerste drie leden maken altijd deel uit van het SMT, de overige leden hebben alleen zitting in het SMT indien zij bij de behandeling van werknemers betrokken zijn of inbreng hebben i.v.m. met preventieve maatregelen. Bespreken van zieke werknemers Werknemers die langer dan zes weken ziek zijn of die zijn uitgevallen met werkgerelateerde klachten dienen in het SMT gesproken te worden. De leidinggevende maakt een lijstje van te bespreken werknemers, de andere leden kunnen dit aanvullen indien zij hier aanleiding toe zien. Voordat een werknemer besproken wordt zal deze hierover geïnformeerd worden en hiervoor zijn toestemming moeten verlenen. De bedrijfsarts zal ook met de werknemer moeten overleggen welke informatie hij wel of niet aan de andere leden van het team mag verstrekken. Doel van de bespreking Het bespreken van het verloop van de ziekte en het herstel Vaststellen of er sprake is van werkgerelateerde klachten of persoonsgebonden problematiek waarbij interventie door de leden van het team van belang kan zijn. Bespreken van de prognose. Afhankelijk van deze prognose kan er besproken worden wanneer er begonnen kan worden met de reïntegratie. Het opstellen van een reïntegratieplan, hierbij wordt besproken; of de werknemer terug kan keren in zijn eigen functie of dat er een aangepaste functie gezocht moet worden, de werkplek aangepast moet worden. Afgesproken moet worden wie wat in het reïntegratieproces gaat doen. Preventieve taak van het SMT Naast de bespreking van de verzuimbegeleiding van individuele werknemers dient er in het overleg ook aandacht besteed te worden aan preventie. Hierbij kunnen leden van het team knelpunten die zij signaleren inbrengen. Belangrijk is ook dat problemen die in een RI&E of PAGO naar voren komen besproken worden.